Intercompany Suite

Die Abwicklung von Intercompany-Prozessen ist eine Anforderung, der sich heute mittelständische Unternehmen genauso wie Konzerne stellen müssen. Die consolut Intercompany Suite unterstützt und vereinfacht diese Prozesse auf verschiedenen Automatisierungsebenen.

Bisher werden im Rahmen des Monatsabschlusses die Intercompany-Forderungen und -Verbindlichkeiten im Konsolidierungssystem oder in Microsoft Excel® abgestimmt; dies geschieht größtenteils manuell und auf Saldenebene. Die Buchung der Intercompany-Forderungen und -Verbindlichkeiten erfolgt dabei weitgehend manuell. Dies führt zu einem hohen nicht automatisierten Arbeitsaufwand während des Monatsabschlusses.

Mit der consolut Intercompany Suite kann zum einen der manuelle Arbeitsaufwand weitgehend minimiert und automatisiert werden, zum anderen wird der Prozess aus dem Monatsabschluss in den Rahmen des normalen Tagesgeschäfts verschoben. Das Ergebnis ist eine Minimierung des manuellen Arbeitsaufwands und die Beschleunigung des Monatsabschlusses.

Differenziert nach den Stufen der Prozessverbesserungen besteht die consolut Intercompany Suite aus drei Komponenten:

  • Intercompanyabstimmung
  • Intercompanyumsatzsteuer
  • Intercompany Sweep / Payment Factory

 

Die folgende Graphik zeigt die Stufen der Automatisierung der Intercompanyprozesse, die durch die consolut Intercompany Suite unterstützt werden:

Intercompanyabstimmung - Vereinfachung

Der erste Schritt in der Optimierung der Intercompanyprozesse ist der sinnvolle Einsatz des SAP Standardmoduls für die Intercompanyabstimmung ICR (InterCompanyReconciliation). Die Komponente Intercompanyabstimmung der consolut Intercompany Suite beinhaltet:

  • die Analyse der Intercompany Geschäftsvorfälle,
  • die Ausarbeitung eines entsprechenden Konzepts,
  • die Umsetzung mittels des SAP Standardmoduls ICR
  • sowie die Schulung der Anwender.

Als Ergebnis stehen dem Anwender im Dialog Funktionen zur Verfügung, mittels derer vergleichbar der OP-Pflege Intercompanyforderungen und -verbindlichkeiten einander zugeordnet werden können. Die automatische Zuordnung erfolgt über Referenzfelder - somit stellt die manuelle Zuordnung nur die Ausnahme dar. Sowohl die manuelle als auch die automatische Zuordnung kann im Tagesgeschäft erfolgen.

Zusätzlich werden Intercompany-Beziehungen, die im Rechnungswesen auf Saldenebene abgestimmt werden, mittels der Intercompany-Abstimmung effizient verarbeitet.

Durch die Komponente Intercompany-Abstimmung der consolut Intercompany Suite erfolgt also sowohl eine Minimierung der manuellen Tätigkeiten, als auch eine Verschiebung derer aus dem Monatsabschluss in das Tagesgeschäft. Das Ergebnis: Eine signifikante Entlastung und Beschleunigung des Monatsabschlusses.

Intercompanyumsatzsteuer - Harmonisierung

Während die erste Komponente der Optimierung der Intercompanyabstimmung dient, ist es das Ziel des zweiten Bausteins Intercompanyumsatzsteuer - der Harmonisierung - die Intercompanyabstimmung weitgehend überflüssig zu machen. Dies wird erreicht, indem Intercompanygeschäftsvorfälle im SAP ERP nicht getrennt werden - woraus sich grundsätzlich erst die Notwendigkeit einer Abstimmung ergibt - sondern im Gegenteil integriert verarbeitet werden.

Im Bereich des Rechnungswesens wird dies erreicht, indem das buchungskreisübergreifende Buchen um die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer erweitert wird. Hierdurch wird das buchungskreisübergreifende Buchen auch außerhalb von Umsatzsteuerorganschaften nutzbar. Dies betrifft sowohl in der Finanzbuchhaltung erfasste Rechnungen als auch im Controlling gebuchte Intercompanykostenverrechnungen. Für beide werden aus dem System automatisch umsatzsteuerlich korrekte Rechnungen erstellt.

Im Bereich der Logistik können mittels der aufwandsbasierten Fakturierung buchungskreisübergreifende Leistungsverrechnungen automatisch fakturiert und aus dem SD erstellte Ausgangsrechnungen automatisch bei Partnergesellschaften als Eingangsrechnungen gebucht werden.

Durch die Komponente Intercompanyumsatzsteuer kann also die Intercompanyabstimmung insofern eliminiert werden, als die Prozesse im System integriert abgebildet werden. Dadurch wird bereits durch die Abbildung des Prozesses im System die Spiegelbildlichkeit und korrekte Abstimmung der Intercompanybeziehungen garantiert.

Intercompany Sweep / Payment Factory-Zentralisierung

Während die ersten beiden Komponenten der Optimierung bzw. Eliminierung der Notwendigkeit der Abstimmung von Intercompanybeziehungen dienen, ist die Aufgabe der dritten Komponente Intercompany Sweep - der Zentralisierung - die Anzahl von Intercompanybeziehungen und der Bankverbindungen zu minimieren. Diese Vorgehensweise wird auch als Payment Factory bezeichnet.

Sowohl die Reduzierung der Intercompanybeziehungen als auch der Bankverbindungen, wird durch die Implementierung einer oder mehrerer Treasurygesellschaften erreicht.

Einerseits werden alle Intercompanyforderungen und -verbindlichkeiten in diese Treasurygesellschaft umgebucht - gesweept. Hierdurch hat jede Gesellschaft nicht so viele Intercompanybeziehungen wie es Partnergesellschaften gibt, sondern nur eine; aus einem Netz an Intercompanybeziehungen wird ein Stern derer und die Anzahl sinkt um eine Größenordnung.

Andererseits haben nur diese Treasurygesellschaften externe Bankverbindungen und treten im Innenverhältnis gegenüber ihren Mitgliedern als Dienstleister auf, der die Bankgeschäfte abwickelt. Hierdurch wird die Anzahl an Bankverbindungen erheblich reduziert, wodurch wiederum Komplexität und Kosten gesenkt werden können.

Durch die Komponente Intercompany Sweep können also Intercompanybeziehungen und Bankverbindungen reduziert werden, wodurch sich Komplexität und Kosten reduzieren.

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